Tajemník je jakousi pravou a méně viditelnou rukou starosty města. Především však řídí a dohlíží na výkon státní správy na úrovni obce. „Velmi dbám na to, aby výkony zaměstnanců úřadu byly stabilní a město mělo dobré jméno. Stavím i na čemsi jako firemní kultura,“ říká tajemnice příbramského městského úřadu Jaroslava Poláková. 

Co je náplní práce tajemnice úřadu, jaké máte povinnosti a kompetence?

Úloha tajemníka je daná zákonem o obcích. Tajemník je zejména odpovědný za plnění úkolů městského úřadu v samostatné i přenesené působnosti, působí jako statutární orgán zaměstnavatele vůči zaměstnancům zařazeným do městského úřadu, je oprávněn úkolovat zaměstnance městského úřadu, s hlasem poradním se zúčastňuje jednání rady města a zastupitelstva. Velká část práce tajemníka se týká personalistiky, jejíž součástí je i přijímání nových zaměstnanců. Snažím se účastnit všech výběrových řízení, i když to je časově dost náročné, osobní kontakt však považuji za důležitý. Přestože jsou kompetence tajemníka dané zákonem, na každé obci je jeho role trochu specifická. Odvíjí se to podle velikosti obce, rozsahem výkonu státní správy i profesním nastavením příslušného tajemníka.

Jaké je dobré osobnostní či profesní vybavení pro tajemníka?

Tajemník by měl být manažerem, měl by dokázat řídit spolupracovníky a prosazovat určité cíle, pomáhat budovat dobré jméno úřadu i města. Co se týče konkrétní profese, myslím, že z každé profese se dá čerpat. Znám tajemníky, kteří jsou původní profesí technici, jiní právníci, další ekonomové. Tajemník se musí umět orientovat v mnoha oblastech, nicméně nelze vše obsáhnout do nejmenšího detailu. To, co považuji za dosti zásadní, je schopnost týmové práce, a to jak s nejužším vedením města, tak s vedoucími jednotlivých odborů, kteří musí vystupovat v roli profesionálů a odborníků. Důležitou roli mají také pracovní zkušenosti. Pro mne bylo velmi podstatné, že jsem pracovala několik let na městském úřadu, znala jsem jeho chod a procesy. Začínala jsem jako referentka kultury a zahraničních vztahů, později jsem pracovala jako vedoucí Odboru řízení projektů a dotací. Oblast dotací je velmi rozmanitá a dala mi mnoho zkušeností a znalostí, kdy jsem spolupracovala s mnoha zaměstnanci úřadu a získala jsem tak alespoň dílčí znalosti z mnoha oborů. 

Čím se liší státní správa a samospráva? 

V současné době je uplatňován smíšený model fungování veřejné správy, to znamená, že obce vykonávají agendu v obou těchto oblastech. Pro občany není toto rozdělení často srozumitelné a já je chápu, jelikož to pro ně není podstatné. Chtějí vyřídit určitou záležitost, tak jdou na úřad a neřeší, zda jde o agendu státní správy nebo samosprávy. Abych uvedla stručnou odpověď na otázku, je to tak, že obce spravují samostatně svoje záležitosti, jako je například bytový fond, kultura, investice nebo péče o majetek či městskou zeleň. Stát do rozhodování v samostatné působnosti nezasahuje, je pouze na rozhodnutí zvolených zástupců města, zda budou prosazovat spíše stavbu parkovacího domu nebo třeba knihovny. A zároveň obce vykonávají agendy, které na obce přenáší stát, odtud pramení název přenesená působnost neboli státní správa. Sem spadají agendy jako třeba občanské a řidičské průkazy, registr vozidel, stavební řízení, agendy živnostenského úřadu nebo ochrana přírody či sociálně-právní ochrana dětí. Výkon státní správy obec vykonává v různém rozsahu, podle typu obce. Největší rozsah vykonávají obce s rozšířenou působností, to je případ i města Příbram.      

Když se tedy příbramské zastupitelstvo usnese, že chce vybudovat novou knihovnu, tak následující procesy spojené například se stavebním povolováním už řeší státní správa…

Přesně tak. Pokud se samospráva rozhodne pro knihovnu, tak město jako investor podá žádost stran územního a stavebního řízení na stavební úřad a město pak vystupuje v úplně stejné pozici jako běžný stavebník, který si staví dům.

Co považujete ve své práci za nejnáročnější?

Asi bych nehovořila o tom, co je konkrétně nejnáročnější. Práce tajemníka je poměrně rozmanitá a každý den je trochu jiný. To, co mě občas trápí, jsou nové povinnosti, které jsou na obce kladeny, případně zásadní změny ve výkonu agend, pokud nejsou zcela promyšleny do důsledků a nejsou provázeny financováním. I takové situace však musíme umět vyřešit.

Z jakých zdrojů je financován výkon státní správy na úrovni Příbrami?

Město dostává od státu příspěvek na zajištění výkonu přenesené působnosti, který se v současnosti pohybuje kolem 50 milionů korun za rok. Výkon státní správy generuje další příjmy, kdy vybíráme správní poplatky, jejichž výše je stanovena zákonem, město si jejich výši neurčuje a za předepsané úkony je vybírat musí. A ukládáme také pokuty. Někdy jsme napadáni, že tímto způsobem chceme naplnit městský rozpočet, ale rozhodně to tak není. 

Řešíte často stížnosti na zaměstnance úřadu?

Čas od času ano. Spíše bych mluvila o stížnostech obecně, někdy jsou stížnosti směřované vůči zaměstnancům, ale jedná se spíše o věcnou stránku určitého problému. Každou stížností či podnětem se poctivě zabývám, někdy rozkryjí hlubší záležitosti, které je nutné procesně upravit. Někdy bývá pravda uprostřed, jindy jde o špatné pochopení situace, protože některé úřední postupy a procesy mohou být pro občany dosti složité. Občas se také může stát chyba na straně úřadu, pak je nezbytné se omluvit, chybu napravit, a hlavně se z té situaci poučit. Cílem samozřejmě je stížnostem předcházet, hodně dbám na to, aby výkony zaměstnanců úřadu byly stabilní a bezchybné a město mělo dobré jméno. Stavím i na čemsi jako firemní kultura. Město by mělo navenek vystupovat jednotně, k povinnostem úředníka patří i kultura písemného projevu. Naše výstupy musí být v pořádku a bezchybné po obsahové i formální stránce. 

Když už zmiňujete firemní kulturu, některé korporáty mají například antikorupční linky. Má město v tomto směru nějaký vnitřní manuál nad rámec zákona například pro předcházení úplatkářství?

Slova jako korupce nebo úplatkářství, to mne úplně mrazí. Pro zaměstnance městského úřadu je závazný takzvaný etický kodex, který vymezuje chování zaměstnanců úřadu, postihuje mnoho aspektů jako profesionální přístup a nestranné rozhodování až po reprezentaci úřadu, jsou tam zaneseny i záležitosti ohledně korupčního jednání. Roli zde sehrává lidský faktor a pokud bych zjistila, že na úřadu dochází ke korupci a informace by byla podložená, řešila bych to zcela nekompromisně. Úředník může udělat chybu, ale úplatek je naprosto bez omluvy. 

Město patří mezi největší poskytovatele práce v Příbrami. Jak dobrý je zaměstnavatel? 

Z mého pohledu je město Příbram dobrý zaměstnavatel. Pohybujeme se však na trhu práce a pro mnoho uchazečů stále existují lákavější nabídky. V posledních letech jsme podobně jako mnoho jiných zaměstnavatelů neměli velký přetlak uchazečů, nabízíme často pracovní pozice, kde máme vysoké nároky, co se týče vzdělání a odborných znalostí. Nicméně se nám vcelku daří uvolněné pozice obsazovat kvalitními zaměstnanci. Většina výběrových řízení, která realizujeme, se řídí zákonem o úřednících, kde jsou stanoveny podmínky a upraven celý proces výběrového řízení. Co se týče fluktuace, není nijak zásadní, na městském úřadu pracuje značný počet zaměstnanců dlouhodobě. Osobně si práce zaměstnanců velmi vážím a přeji si, aby pracovali v dobré atmosféře a byli v zaměstnání spokojeni, což se snažíme podpořit mimo jiné i řadou benefitů, ať již finančních nebo nefinančních.  

Někteří občané kritizují údajné bobtnání byrokracie. Podle čeho se stanovuje počet úředníků nebo zaměstnanců úřadů? 

Žádným předpisem není určeno, jakým počtem zaměstnanců máme zajistit výkon jak samostatné, tak přenesené působnosti. K některým agendám existují různé studie, jež předpokládají určité počty úředníků vzhledem k velikosti obce a jejího správního obvodu. Tyto studie bývají zpracovány především před přijetím změn a nových povinností obcí ve výkonu agend přenesené působnosti. V Příbrami se držíme při spodní hranici doporučení, často jsme i pod ní. Co nás limituje, je příspěvek státu a příjmy, které přináší výkon státní správy, tedy příjmy ze správních poplatků a pokut. Výpočet příspěvku na výkon státní správy doznává v poslední době změn a skládá se z paušální částky podle počtu obyvatel ve správním obvodu a z takzvaného výkonového financování, kdy stát vyplácí obcím některé složky příspěvku za konkrétní realizované úkony, například za počet vyřízených žádostí o občanský průkaz, řidičský průkaz či vydaných stanovisek v agendě územního plánování.  Aktuálně na našem úřadu pracuje více než 200 zaměstnanců, kdy přibližně 60 % pracovních úvazků připadá na výkon agend státní správy a 40 % na výkon samosprávy. Co se týká správního obvodu, město Příbram je jednou z největších obcí s rozšířenou působností, spadá sem 74 obcí. Pro představu třeba Dobříš má ve svém správním obvodu 24 obcí.  

Jaký je vztah starosty města a tajemníka úřadu? Jak se postupuje, pokud se dostanou do sporu?

Kompetence jsou vymezené zákonem. Důležitá je ale kooperace a vzájemný respekt. Osobně si velmi vážím korektních vztahů a efektivního přístupu k řešení problémů. Jsem rovněž příznivcem brainstormingu, kdy se zainteresovanými subjekty diskutujeme nějakou konkrétní záležitost a hledáme optimální řešení. Myslím, že lze obecně říci, že když nefunguje spolupráce starosty a tajemníka, tak nemůže dobře fungovat úřad jako celek. Formálně je starosta nejvýše a tajemník je pro něj něco jako pravá ruka. Tajemník má vystupovat transparentně a dohlížet na dodržování správně nastavených procesů. Jak starosta, tak tajemník však nemají kompetence zasahovat do rozhodování úředníků státní správy – nemohou například nařídit, aby bylo rozhodnuto určitým způsobem v konkrétním řízení. 

Samosprávu si volí občané s tím, že někteří politici předstupují před občany s extenzivním programem, co vše chtějí realizovat. Z druhé strany je pevný mantinel vymezený státní správou, která musí postupovat v souladu se zákonem. A co když nastane konflikt mezi tím, co bylo lidem slíbeno politicky, a co lze realizovat při dodržení zákonných požadavků?

Zodpovědní politici by měli vědět, co lze realizovat, jejich program by měl mít reálný základ. Politici většinou plánují nejrůznější investice, v zásadě by se jejich plány neměly dostat do nějakého konfliktu, pokud budou respektovat právní předpisy a místní podmínky. Pokud by politici ve svých plánech a slibech toto neuvažovali, pak by se mohlo stát, že až při prosazování realizace konkrétního záměru mohou zjistit, že je nutné projít časově náročnou přípravou projektu, následně procesem zadávacího řízení a schvalovacím procesem před samotným uzavřením smlouvy o dílo. Zde by konflikt, jak ho nazýváte, nastat mohl, je pak zapotřebí, aby tajemník nebo i kompetentní úředníci danou záležitost vysvětlili.

V posledních měsících nejen v Příbrami žijeme s covidem-19. Čím pandemie změnila fungování úřadu?

Myslím, že situaci zvládáme velmi dobře, i když začátky byly náročné, protože situace byla zcela nová a museli jsme ve velmi krátké době přijímat mnoho nových opatření. Úřad jsme na jaře při vypuknutí pandemie částečně uzavřeli, protože jsme museli respektovat nařízení vlády a ministerstva zdravotnictví. I nadále jsme však fungovali v jiném, provizorním režimu. Občany jsme požádali, aby odložili záležitosti, u kterých to bylo možné, a maximálně využívali elektronickou, případně telefonickou komunikaci. K tomu bych chtěla občany vybídnout i do budoucna, neboť se to velmi osvědčilo a je to výhodné z hlediska časové úspory i nezávislosti na úředních hodinách. Pokud občané disponují ověřeným způsobem elektronické komunikace, nechť jej využívají, a to i po uplynutí pandemie. Když se vrátím k fungování úřadu během koronakrize, velká část zaměstnanců pracovala v režimu home office, kdy jsme maximálně zmobilizovali naše možnosti IT a zaměstnanci mohli využít dálkového přístupu k agendovým systémům a dokumentům.    

A zkušenost, kterou úřad učinil, se trvale podepíše na jeho fungování? Bude více těžit z digitalizace? 

Úřad nemůže fungovat pouze elektronicky. Stále jsou občané, kteří vyžadují osobní kontakt, u některých agend to jinak ani nelze. Jde o to, aby bylo možné řešit na dálku úkony, u nichž to má smysl nebo to občan požaduje. Zdůraznila bych však, že elektronizace nepředstavuje robotizaci. Elektronizace přináší tu výhodu, že občan nemusí chodit na úřad, případně na poštu a může dokumenty a žádosti odesílat i přijímat odkudkoliv a kdykoliv. Ale neznamená to, že další zpracování se může dít bez zásahu úředníka. Určitě nám v komunikaci pomáhá, pokud mají subjekty zřízenou datovou schránku. Její zřízení je snadné a výhodné i pro fyzické osoby, za zřízení není stanoven žádný poplatek.  

Jaké jsou další možnosti, jak může občan komunikovat s úřadem digitálně?

Zmínila bych Portál občana. Jsme jedno z mála měst, které takový portál mají. My jsme na jeho pořízení získali dotaci, což nám finančně samozřejmě pomohlo. Portál bude nabývat dále na významu, ale už nyní si přes něj vyřídíte některé věci z pohodlí domova. Prostřednictvím portálu můžete například vidět závazky, které máte vůči městu, můžete se zaregistrovat k platbě poplatku za odpad nebo za psy a okamžitě přes platební bránu můžete poplatky zaplatit. Pokud se chcete do portálu přihlásit, je dobré mít takzvanou eobčanku, tedy občanský průkaz s aktivovaným čipem. Lze se běžně registrovat i přihlašovacím jménem a heslem, ale potom je nutné přijít na úřad a nechat se takzvaně ztotožnit. Jedná se však o jednorázový úkon a dále bude možné využívat přístup do portálu se všemi výhodami. Využívat lze také přihlášení prostřednictvím mojeID. 

Stanislav D. Břeň

Příklady elektronické komunikace Příbrami s občany

- Portál občana
- Mobilní aplikace města Příbram
- Elektronická úřední deska na ulici
- Úřední deska na webových stránkách 
- Elektronizace občanských nebo dopravních agend – objednávací systém po internetu, vyvolávací systém

Jaroslava Poláková

Tajemnicí Městského úřadu Příbram se stala na základě výběrového řízení na jaře 2016. Do doby svého jmenování Jaroslava Poláková pracovala na Městském úřadu Příbram a věnovala se převážně problematice dotací. Vystudovala Vysokou školu ekonomickou v Praze.