V rubrice Hlavní téma se věnujeme výběrovým řízením. Všem stranám a hnutím v zastupitelstvu redakce v této souvislosti položila následující otázku: „Proč se podle vašeho názoru některé zakázky zpožďují a co lze v tomto směru dělat lépe?“ Přinášíme odpovědi zastupitelských klubů, které na otázku reagovaly, a to v abecedním pořadí od Z k A.

Šance pro Příbram  

Otázka směřuje ke zpoždění samotné realizace zakázky, ale životní cyklus zakázky, lépe řečeno projektu, začíná dříve. Od nápadu či potřeby přes návrh řešení, výběr dodavatele až po kontrolu provedené práce či služeb. Co je poměrně zásadní (ale často opomíjené) je závěrečné zhodnocení celého projektu, abychom získali zpětnou vazbu a mohli zlepšit procesy do budoucna. 

Jak lze z uvedeného dovodit, zpoždění realizace je buď důsledkem neúplných nebo chybných kroků před realizací, či je to pochybení na straně zhotovitele. Nebudeme zde popisovat celý životní cyklus zakázky, o to můžete požádat internet či AI, co však uděláme, je, že zdůrazníme pro nás zásadní kroky předcházející zdržení:
- dokonalá specifikace zakázky a dokonalé plánování se započítáním případných rizik;
- výběr zhotovitele na základě dobře určených kritérií, v případě pouze jednoho zájemce zakázku nerealizovat a přehodnotit;
- kvalitně nastavené smlouvy, které jasně specifikují požadavky, termíny a sankce, a kroky, jež eliminují zpoždění při realizaci, kterými jsou důsledná kontrola provádění zakázky (tzn. pravidelně monitorovat a kontrolovat pokrok, dodržování termínů a kvalitu práce) a důsledné vymáhání sankcí plynoucích ze zpoždění. 

Za zásadní považujeme, aby po dokončení zakázky následovala už zmiňovaná fáze hodnocení, kdy je poskytnuta zpětná vazba ohledně dodaných výsledků a celého procesu, a aby v případě potřeby mohla být provedena revize procesu a implementace změn do budoucích zakázek, resp. projektů. 

Výše uvedené je velmi stručným návodem, jak předcházet zpoždění zakázek. Určitě lze tento v Příbrami tak častý jev eliminovat. Už jen proto, že pokud se srovnáme s ostatními obcemi, většina si s tímto problémem dokáže poradit lépe než naše město. Pokud si provedete lehkou analýzu, onu zpětnou vazbu, zjistíme, že zpoždění většiny zakázek se týká pár konkrétních zhotovitelů, kteří mnohdy získají zakázku jako jediný zájemce.

Svoboda a přímá demokracie (SPD)

Při plnění zakázky je ideální takový stav, kdy závazek založený smlouvou uzavřenou v průběhu zadávacího řízení zůstane po celou dobu realizace zakázky beze změn. Také i to, že dodavatel úspěšně plní zakázku v parametrech vymezených původně uzavřenou smlouvou. Bohužel někdy při plnění zakázky vznikají situace, s kterými zadavatel ani dodavatel při jejím zadání nepočítali. Tyto situace vedou ke změně závazku v zakázce. Pokud se nejedná o podstatnou změnu, stačí vytvořit dohodu smluvních stran o změně závazku. 

Praktickým problémem bývá to, že mnozí zadavatelé si neuvědomují, že v určitém okamžiku již dochází k faktické změně závazku i bez souhlasně projevené vůle účastníků, a zadavatelé tak nejsou schopni na vývoj situace reagovat včas. 

V praxi se vyskytují i případy, kdy zejména u zakázek na stavební práce dochází z nejrůznějších důvodů k odkladu započetí plnění nebo k přerušení plnění zakázky z nějakého důvodu na straně zadavatele. Jedná se o důsledek neposkytnutí součinnosti nezbytné k provedení díla ze strany objednavatele. V extrémních situacích dochází i k tomu, že po uzavření smlouvy je vybranému zhotoviteli či dodavateli znemožněno zahájení stavebních prací např. z důvodu nedostatečné stavební připravenosti. Bohužel v takových případech dochází k prodlevě zakázky, což může být následně i problém s financováním z dotačních programů či se stavebním povolením. Na základě zpoždění zakázky může docházet ke změnám na trhu, což s sebou přináší i nárůst nákladů – vstupních cen a prací. 

V průběhu realizace zakázky mohou vznikat sporné momenty, týkající se dílčích aspektů zakázky, mezi které můžeme zahrnout např. včasnost a kvalitu plnění, úplnost poskytnutých podkladů a jiné. Zakázky na stavební práce bývají ke vzniku sporů velmi náchylné. Bezproblémovým dokončením zakázky bez jakékoli další zátěže je narovnání sporných práv a povinností. Je to nejefektivnější řešení, které zatěžuje obě strany časově, finančně i organizačně nejméně. 

Veřejné zakázky může až do výše pěti milionů korun řešit Rada města Příbrami sama, nepotřebuje k tomu souhlas zastupitelstva. Zastupitelé jsou pak s tímto pouze seznámeni na následném zasedání zastupitelstva města.

Spojenci – TOP 09, Starostové a nezávislí, Politické hnutí Hlas, SOS Příbram a nezávislí kandidáti

Proč se některé zakázky zpožďují? Odkud by to mohli řadoví zastupitelé vědět? Máme informace jen z páně starostova každoměsíčního investičního výčtu úspěchů na začátku jednání zastupitelstva města, kde se ale o problémech nemluví.

O problémech a jejich příčinách mohou vědět radní, nejvíce ti uvolnění (starosta a místostarostové), rozhodování o drtivé většině zakázek je právě v kompetenci městské rady.
Návrhy na zlepšení v řadě oblastí správy města jsme představili v našem volebním programu, předkládáme je u konkrétních bodů při jednání zastupitelstva (namátkou při jednání o rozpočtu, bazénu, galerii), naposledy jsme rozporovali třeba rozpočet opravy havárie kanalizace v ulici Hailova v astronomické výši sedm milionů korun. Teď čekáme na výsledky kontroly finančního výboru, pro kterou na náš návrh hlasovalo i samotné vedení, které ovšem i za tuto akci nese odpovědnost.

Příbram 2030

Veřejné zakázky, obvykle vnímané jako katalyzátory rozvoje a inovace, jsou v Příbrami často kolotočem byrokracie a nadměrné administrativy. Z našeho pohledu to je výsledek minulých let, kdy došlo k několika velkým politickým přešlapům a následně se vedení města uchýlilo k přílišné opatrnosti. Ale také existuje několik opravdu rychlých možností, jak přípravu a realizace veřejných zakázek výrazně zrychlit. Jaké to jsou? 

Rada města každý týden: V Příbrami zasedá rada města, která rozhoduje o dvou třetinách věcí ve městě, jednou za dva týdny. Opakovaně jsme v minulém i tomto volebním období navrhovali, aby se interval zkrátil a rada rozhodovala jednou týdně. Zrychlí se tím projednávání veřejných zakázek a rozhodování v oblastech, které realizaci veřejných zakázek předcházejí nebo na ně navazují. Je to postup, který je v některých městech běžný více než deset let. Každotýdenní setkání by také umožnilo včasné reakce na aktuální události a příležitosti, což by mohlo být klíčové pro efektivnější správu veřejných zakázek ve prospěch města a jeho občanů. Úředníci by pracovali efektivněji, protože by mohli předkládat materiály, které při jedné veřejné zakázce na sebe navazují k projednání každý týden, nikoliv jen jednou za dva týdny. 

Personálně silná příprava zadávací dokumentace: V minulých letech udělal Odbor práva a veřejných zakázek města velký kus práce, zjednodušil řadu postupů a zavedl např. efektivní systém pro zadávání některých standardizovaných zakázek. Přesto se domníváme, že tento odbor není dostatečně personálně vybavený, aby zvládal potřebné množství veřejných zakázek zpracovávat včas a v potřebné kvalitě. 

Zní to jednoduše, ale dobrého úředníka s právním povědomím není na malém městě jednoduché získat a udržet. S tím úzce souvisí, jak se tomuto odboru daří vypořádat s často nejasnými požadavky vedení města a návrhy ostatních odborů, které veřejnou zakázku realizují. Nejasnosti v celém procesu – od definice potřeby až po realizaci veřejné zakázky – stojí mnoho cenného času. 

Doporučujeme posílit proces přípravy a definice zadávacích dokumentací jak na straně vedení města, tak v procesech městského úřadu. Pomoci by mohly moderní plánovací softwarové programy a pokročilé vzdělávání úředníků i volených zástupců města, jak s programy zacházet.

ANO 2011

Za rok 2023 jsme v rámci příslušného odboru Městského úřadu Příbrami administrovali 63 nových zakázek s celkovou předpokládanou hodnotou více než 1,8 miliardy korun. Největší díl z této astronomické sumy tvoří koncese na provozovatele VHM. V běžných letech se v objemu peněz pohybujeme výrazně níže. Co se týká náročnosti administrativního procesu u zakázek, není tolik rozdílů mezi velkou a malou zakázkou. Vše má svůj daný postup a řád. 

Ne všechny zakázky se podaří dotáhnout až k realizaci. Stává se často, že se do soutěže nikdo nepřihlásí. Toto je ostatně statisticky nejčastější důvod pro zrušení zakázky. Dochází i k situacím, kdy se podaří dodavatele vybrat a schválit, ale ten si to následně rozmyslí a nepodepíše smlouvu. Toto byl případ lávek, jejichž rekonstrukce se musela soutěžit nadvakrát. Zakázky se mohou zpožďovat i vlivem víceprací, kdy dodavatelé řeší buď nové požadavky investora, nebo při plnění díla narazí na problém, který si vyžádá vícepráce. Ne všem zádrhelům se dá předcházet. Na co se do budoucna skutečně zaměříme, je u stavebních prací důslednější posouzení podloží budoucích staveb. 

Město Příbram se snaží do zakázkového prostředí zavádět i moderní postupy, jako je např. dynamický nákupní systém, rámcová dohoda, jednací řízení s uveřejněním. Vítaným nástrojem je i platforma Meet the buyer, kdy dáváme možnost potenciálním dodavatelům seznámit se dopředu s investičními záměry města. Firmy tak mají možnost připravit se na podání nabídky včas. 

Jdeme i cestou tzv. odpovědného zadávání, u kterého v rámci plnění zakázek požadujeme věci, jako jsou zaměstnání osob se zhoršeným postavením na trhu práce, certifikát ekomanagementu, snížení negativních vlivů staveb na okolí, již v rámci projektové přípravy dochází k zohlednění tlaku na snižování množství odpadů, zohlednění výše mzdy pro pracovníky dodavatele  apod. Přístup města k zakázkovému prostředí je opakovaně oceňován a publikován, naposledy byly naše městské projekty vybrány k prezentaci v publikaci Kdo je kdo ve veřejných zakázkách, která vyšla v roce 2023 a jejímž partnerem je mimo jiné Ministerstvo pro místní rozvoj. 

Pro rok 2024 nás čeká příprava Strategie odpovědného zadávání, vzdělávání v oblastech strategického a digitálního nákupu, dále budeme sledovat trendy v odvětví zakázek, a snažit se o jejich uplatnění v praxi. 

Rubriku zpracoval:
Stanislav D. Břeň